System enova365 umożliwia zaawansowane zarządzanie załącznikami w procesach Workflow, co pozwala na efektywne przechowywanie, przetwarzanie i udostępnianie dokumentów w ramach zautomatyzowanych procesów biznesowych. Poniżej przedstawiono szczegółowe informacje na temat funkcjonalności związanych z mechanizmem załączników oraz ich zastosowania w procesach Workflow.
: Załączniki mogą być przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie dokumentacją.
: Mechanizm załączników wspiera automatyczne generowanie, przesyłanie i przetwarzanie dokumentów.
: Załączniki mogą być powiązane z konkretnymi zadaniami, co pozwala na ich łatwą dostępność dla odpowiednich użytkowników.
: Możliwość definiowania uprawnień dostępu do załączników zapewnia kontrolę nad poufnością danych.
Załączniki można dodawać na różne sposoby:
: Umożliwia dodawanie plików (np. PDF, dokumenty MS Office) do obiektów w systemie. Można także tworzyć linki do załączników lub odnośniki do plików znajdujących się poza systemem.
: Struktura folderów pozwala na organizację załączników według jednostek organizacyjnych. Załączniki mogą być przypisywane do konkretnych dokumentów lub rekordów tabel.
: Załączniki można wiązać z istniejącymi lub nowo tworzonymi dokumentami podstawowymi, co umożliwia ich widoczność bezpośrednio z poziomu powiązanego obiektu.
System enova365 oferuje trzy metody przechowywania załączników:
: Przechowywanie plików bezpośrednio w bazie danych.
: Pliki są przechowywane w lokalnym folderze na serwerze.
: Dodatkowo chroniony folder, który wymaga konfiguracji uprawnień NTFS.
Za pomocą edytora kodu można definiować warunki widoczności przycisków dodawania i usuwania załączników. Metody takie jak AddAttachmentVisible i DeleteAttachmentVisible pozwalają na precyzyjne określenie, kto i kiedy może korzystać z tych funkcji.
:
System umożliwia podgląd plików PDF bezpośrednio w formularzach enova365 (wymaga licencji DMS).
Na zakładce użytkownika można dodać element podglądu załącznika.
:
Mechanizm generowania obiektów pozwala na przenoszenie załączników między różnymi typami dokumentów.
:
Można skonfigurować wymóg podpisania dodawanego załącznika (np. PDF lub XML).
:
Za pomocą schematów generowania obiektów można automatycznie tworzyć nowe dokumenty z powiązanymi załącznikami.
:
Załączniki (np. skany faktur) są dodawane podczas rejestracji dokumentu kosztowego.
Dokumenty są następnie przesyłane do odpowiednich działów (np. księgowości) w celu weryfikacji i akceptacji.
:
W procesie Workflow można dodać zdjęcia produktów jako załączniki podczas tworzenia kartoteki towarowej.
:
Wnioski mogą zawierać dodatkowe dokumenty (np. zgody), które są przechowywane jako załączniki i dostępne dla osób zatwierdzających.
Mechanizm załączników w enova365 stanowi kluczowy element automatyzacji procesów biznesowych, umożliwiając sprawne zarządzanie dokumentacją oraz integrację z przepływem pracy. Dzięki elastycznym opcjom konfiguracji i bezpieczeństwa, system spełnia wymagania zarówno małych firm, jak i dużych przedsiębiorstw o rozbudowanej strukturze organizacyjnej.
