Proces obsługi wniosków o szkolenia w systemie enova365 można skonfigurować, korzystając z modułu Workflow, który umożliwia automatyzację i uporządkowanie przepływu zadań w firmie. Poniżej przedstawiam szczegółowy przewodnik, jak to zrobić, bazując na dostępnych materiałach i funkcjonalnościach systemu enova365.
Moduł Workflow w enova365 pozwala na tworzenie procesów biznesowych, które realizowane są według określonych reguł. Proces obsługi wniosków o szkolenia może obejmować:
Rejestrację wniosku przez pracownika.
Weryfikację i akceptację przez przełożonych.
Przekazanie do działu HR lub osoby odpowiedzialnej za organizację szkoleń.
Finalizację procesu, np. zapisanie pracownika na szkolenie.
Aby skonfigurować proces, należy upewnić się, że posiadane licencje obejmują wymagane moduły:
Licencja platynowa dla Workflow.
Licencja na Pulpity Pracownika i Kierownika (jeśli proces ma być dostępny przez interfejs przeglądarkowy).
Opcjonalnie: licencja na moduł DMS, jeśli dokumentacja szkoleń ma być przechowywana w systemie.
Najpierw należy utworzyć dokument dodatkowy, który będzie zawierał dane dotyczące wniosku o szkolenie:
Przejdź do Narzędzia → Opcje → Systemowe → Definicje dokumentów dodatkowych.
Utwórz nową definicję dokumentu o nazwie np. „Wniosek o szkolenie”.
Dodaj pola takie jak:
Nazwa szkolenia.
Data szkolenia.
Uzasadnienie potrzeby szkolenia.
Pole dla akceptującego (np. przełożonego).
Przejdź do Narzędzia → Opcje → Workflow → Definicje przepływów.
Skopiuj istniejącą definicję procesu (np. „Wnioski pracownicze”) lub utwórz nową definicję.
Nadaj nazwę np. „Obsługa wniosków o szkolenia” i ustaw tryb edycji na „Zaawansowany”.
Proces może obejmować następujące etapy:
: Pracownik składa wniosek o szkolenie za pomocą formularza dostępnego w Pulpicie Pracownika.
:
Zadanie typu „Do zatwierdzenia” przypisane do bezpośredniego przełożonego pracownika.
Możliwość zaakceptowania lub odrzucenia wniosku.
:
Zadanie przypisane do osoby odpowiedzialnej za organizację szkoleń.
:
Zatwierdzony wniosek trafia do realizacji (np. zapisanie na szkolenie).
Odrzucony wniosek kończy proces z odpowiednią adnotacją.
Każdy etap wymaga dodania odpowiednich zadań w edytorze procesu:
W edytorze procesu dodaj nowe węzły dla każdego etapu (np.: „Rejestracja”, „Weryfikacja”, „Akceptacja HR”, „Finalizacja”).
Połącz je tranzycjami (przejściami), definiując warunki przejścia między zadaniami (np.: akceptacja lub odrzucenie).
Dodaj powiadomienia e-mail dla kluczowych etapów procesu:
Informowanie przełożonego o nowym wniosku do zatwierdzenia.
Powiadomienie pracownika o decyzji dotyczącej jego wniosku.
Możesz dodać automatyczne akcje, takie jak:
Generowanie raportu ze statusem wszystkich złożonych wniosków.
Automatyczne przypisanie zadania do kolejnego etapu po zatwierdzeniu przez przełożonego.
Po zakończeniu konfiguracji przetestuj proces na kopii bazy danych, aby upewnić się, że działa zgodnie z oczekiwaniami.
Udostępnij proces użytkownikom końcowym poprzez Pulpit Pracownika i Kierownika.
Poniżej przedstawiono uproszczony diagram przykładowego procesu:
| Etap | Akcja | Odpowiedzialny |
|---|---|---|
| Rejestracja | Złożenie wniosku | Pracownik |
| Weryfikacja | Akceptacja/odrzucenie | Bezpośredni przełożony |
| Akceptacja HR | Organizacja szkolenia | Dział HR |
| Finalizacja | Zatwierdzenie lub zakończenie | System |
Proces obsługi wniosków o szkolenia można dostosować do specyficznych potrzeb firmy, np. dodając dodatkowe etapy akceptacji lub integrując go z innymi modułami enova365 (np.: DMS dla zarządzania załącznikami). Ważne jest także zapewnienie odpowiednich uprawnień użytkownikom uczestniczącym w procesie oraz regularne monitorowanie jego działania
